תוכנה לניהול כוללים
שיהיה סדר
בסדרים.
מהכניסה בבוקר ועד דוח התשלום: סדרים רושמת את הנוכחות, מחשבת את המלגות ומכינה את התשלום. ואתם חוזרים לנהל כולל, לא גיליון אקסל.
פרטי כניסה לכולל לדוגמה · בלי התחייבות
- כוללים עובדים עם סדרים
- 560+
- אברכים במערכת
- 44,000+
- דיווחי נוכחות בשנה
- 5.6מיליון
- סניפים פעילים
- 1,500+
נכון לחודש תשרי תשפ״ז
ליל ראש חודש
ככה נראה
סוף החודש
בלי סדרים.
- לאסוף מהמשגיחים את דפי החתימות
- להעתיק שעות כניסה ויציאה לאקסל
- לחשב לכל אברך חיסורים, איחורים וקיזוזים
- לבדוק מי נבחן ומה הממוצע שלו
- להכין קובץ לבנק ולהדפיס צ׳קים
- לענות לאברך ששואל למה ירד לו
עם סדרים, כל אלה קורים לאורך החודש, מעצמם. בסוף החודש נשאר לעבור על הדוחות ולאשר.
פרק א׳
יום אחד בכולל
כך נראה יום רגיל כשהנוכחות נרשמת מעצמה. לא צריך לאסוף דפים, להעתיק שעות או לרדוף אחרי מי ששכח לחתום.
-
האברך נכנס
הוא מדווח במה שנוח לכולל: טביעת אצבע, תג, עמדת נדרים פלוס או שיחה מטלפון כשר. הדיווח נרשם מיד, עם המקור שלו.
- טביעת אצבע
- תג
- נדרים פלוס
- טלפון כשר
-
מי כאן ומי לא
כבר בתחילת הסדר רואים מי הגיע ומי לא, בכל סניף. דיווח חריג מחכה לאישור שלכם, ובקשה של אברך מגיעה ישר למי שמטפל בה.
-
בין הסדרים
אברך בשיעור קבוע? הנוכחות שלו נרשמת לבד. ושעון שנתקע בבוקר לא הורס את החודש: מתקנים את כל הדיווחים של אותו בוקר בפעולה אחת.
-
סוף היום
דוח חיסורים ואיחורים מוכן. מי ששכח לדווח מקבל תזכורת במייל, וההנהלה מקבלת את הדוחות שלה בלי לבקש מאף אחד.
פרק ב׳
ובסוף החודש,
המלגה כבר מחושבת.
-
א
החודש נסגר
לפי ראש חודש או לפי ה־1 בלועזי, איך שהכולל משלם. שעות הנוכחות, הממוצעים, המבחנים, התוספות והימים המיוחדים נכנסים לחישוב לפי הכללים שלכם.
-
ב
דוח תשלום לכל אברך
כמה שעות, באיזה סדר, מה נוסף ומה ירד. הכל מפורט, כך שאפשר לענות לכל שאלה של אברך בלי לפתוח מחשבון.
-
ג
יום התשלום
קובץ מס״ב לבנק או הדפסת צ׳קים ישר מהמערכת. יתרות זכות וחובה עוברות מחודש לחודש ולא הולכות לאיבוד.
- 1דוח לכל אברך ולכל חודש, עם התאריך העברי והלועזי.
- 2הסכום לתשלום, והיתרה שעוברת לחודש הבא.
- 3ממה הסכום מורכב: כולל, סניף, סדר, תוספות ופרמטרים.
- 4פרטי הבנק, שמהם יוצא קובץ מס״ב.
- 5נעילה: אחרי שמאשרים, הדוח כבר לא משתנה.
- 6סיכום נוכחות: ימים ושעות בכל סדר, עם חיסורים ואיחורים.
- 7פירוט יומי: כל יום, כל כניסה וכל יציאה.
פרק ג׳
הכולל שלכם,
לא תבנית.
אין שני כוללים שעובדים אותו דבר. קובעים כלל אחד לכל הכולל, ומשנים אותו רק במקום שצריך: לסניף, לסדר או לאברך אחד.
- שדות מיוחדיםא
כל פרט שהכולל צריך לדעת על אברך, בלי לחכות לפיתוח.
- ימים מיוחדיםב
ראש חודש, תעניות, בין הזמנים וכל יום שהכולל קובע.
- סיבות מראשג
אברך שהודיע מראש שלא יגיע לא נרשם כחסר.
- מבחנים וממוצעיםד
ציונים ותנאי מינימום שנכנסים לחישוב המלגה.
- שאלוניםה
שאלון חודשי או חד פעמי לאברכים, עם כל התשובות באקסל.
- אישוריםו
אישור לימודים או מלגה בעיצוב של הכולל, מוכן להדפסה או למייל.
פרק ד׳
בקשר עם כל אברך
-
מערכת טלפונית
דיווח נוכחות בשיחה מכל טלפון, גם כשר וגם בלי אינטרנט. הודעות קוליות לאברכים ומעקב אחרי השיחות.
-
נדרים פלוס
כבר יש בכולל עמדת נדרים פלוס? מדווחים דרכה, בלי לקנות שעון. ומשם גם הודעות לאברך ושיחה ישירה איתו.
-
מיילים
הודעה לכל הכולל או לקבוצה מסוימת, ותזכורת אוטומטית למי שלא דיווח.
-
אישורים
אברך צריך אישור לימודים? מנפיקים אותו בלחיצה ושולחים אותו במייל.
תורם ששואל כמה אברכים למדו החודש מקבל תשובה מדויקת, ולא הערכה.
להנהלה ולתורמים
- גרפים יומיים של נוכחות לפי סניף וסדר
- דוחות שנשלחים במייל בזמן קבוע
- ייצוא לאקסל של כל רשימה ודוח
- הרשאות לפי תפקיד, כל אחד רואה את מה שלו
לא רק כוללים. רשתות עם סניפים בכמה ערים, כוללים בחו״ל עם מטבע ושעון משלהם, וגם סמינרים, ישיבות בין הזמנים ואפילו עסקים: כל מקום שבו נוכחות קובעת תשלום.
מה אומרים מנהלי כוללים
פעם סוף החודש היה לילה שלם מול אקסל. היום אני פותח את דוחות התשלום, עובר עליהם ומאשר.
אברך שואל למה ירד לו? אני שולח לו את הדוח שלו, עם כל דיווח. נגמרו הוויכוחים.
התורמים רוצים לראות מספרים. עכשיו יש לי אותם בכל רגע, בלי להכין כלום מראש.
איך מתחילים
שלושה צעדים,
ואתם בפנים.
-
1
שיחה קצרה
מספרים לנו איך הכולל עובד: הסדרים, השעות וכללי התשלום.
-
2
מעלים את האברכים
קובץ אקסל כמו שהוא. המערכת מסמנת מה צריך לתקן לפני שהנתונים נשמרים.
-
3
מחברים את הדיווח
שעון טביעת אצבע, תג, נדרים פלוס או קו טלפון, ומתחילים לקבל דיווחים.
את ההקמה עושים יחד איתכם, צעד אחרי צעד.
גם מהטלפון
המערכת עובדת אותו דבר במחשב ובטלפון. דוח תשלום, דיווח חסר או בקשה של אברך, מטפלים בהם גם מחוץ למשרד.
עזרה בתוך כל מסך
הסבר, שלבים ותשובות לשאלות נפוצות, בדיוק על המסך שפתוח מולכם.
נציג אנושי
לא מצאתם תשובה? פונים ישר מהמערכת ומקבלים מענה מאדם.
מתעדכנת כל הזמן
גרסאות חדשות יוצאות באופן שוטף, ורשימת השינויים זמינה בתוך המערכת.
שאלות ששואלים אותנו
לפני
שמתקשרים.
- כמה זה עולה?
- המחיר הוא לפי אברך, ונקבע לפי מספר האברכים בכולל. ספרו לנו כמה אברכים יש לכם, ונחזור עם הצעה מסודרת.
- לאברכים אצלנו יש טלפון כשר. זה עובד?
- כן. הדיווח הטלפוני עובד מכל טלפון, גם כשר וגם בלי אינטרנט. מתקשרים, והדיווח נרשם.
- צריך לקנות שעון נוכחות?
- לא בהכרח. אם יש בכולל עמדת נדרים פלוס, מדווחים דרכה. אפשר גם בטלפון, ולמי שרוצה מחברים שעון טביעת אצבע או קורא תגים.
- אנחנו משלמים לפי חודש עברי.
- גם המערכת. החודש נסגר לפי החודש העברי או הלועזי, לפי מה שהכולל קבע, והדוחות מוצגים בהתאם.
- יש לנו כמה סניפים.
- כל סניף מקבל סדרים, שעות והרשאות משלו, וההנהלה רואה את כל הסניפים במקום אחד.
- הכולל שלנו בחו״ל.
- לכל כולל מוגדרים מטבע ואזור זמן משלו, והתשלומים מחושבים במטבע של הכולל.
- מה עם אבטחת המידע?
- המערכת עומדת בדרישות אבטחת המידע והגנת הפרטיות: חיבור מוצפן, אימות דו־שלבי והרשאות לפי תפקיד, כך שכל אחד רואה רק את מה שמותר לו.
- איך עוברים מהמערכת שיש לנו היום?
- מעלים את רשימת האברכים מקובץ אקסל, ואת ההקמה עושים יחד איתכם, צעד אחרי צעד.
בואו נעשה
לכם סדר.
ספרו לנו כמה אברכים, כמה סדרים ואיך משלמים היום. נראה לכם איך זה ייראה אצלכם.
- טלפון 058-716-8080
- וואטסאפ שלחו הודעה
- מייל office@kollel.co.il
- כתובת רחוב יהודה הנשיא, אלעד